freeeのバックアップ手順完全版！データ消失を防ぐ自衛策

フリーランスエンジニアとして独立してからずっと、会計ソフトはクラウド型のものを使っています。毎月の仕訳入力や確定申告の書類作成がブラウザ上で完結するので本当に便利ですよね。ただ、フリーランスになってから数年が経った頃、ある税理士の知人と話していてハッとしたことがあります。「クラウドだからといって、自分の手元に一切データを残さないのはリスクだよ」と言われたのです。

クラウド会計はサービス提供会社のサーバーにデータが保存されているため、基本的には安全です。しかし、サービス側の大規模な障害や、万が一のアカウント凍結、あるいは契約プランを変更する際など、自衛のためにデータを手元に残しておく重要性を痛感しました。それ以来、私は定期的にfreeeのデータをエクスポートしてバックアップを取るようにしています。

freee会計では、日々の取引データや各種仕訳帳、請求書などの情報をCSV形式などで簡単に書き出すことができます。クラウド会計を導入している方で、まだ一度もデータをエクスポートしたことがないという方は、この機会に手順を確認しておきましょう。

まずは、freeeのバックアップ機能として最も基本となる「各種レポートや仕訳データの出力」の手順から説明します。freee会計にログインしたら、画面上部メニューの「レポート」または「設定」から必要なデータを選んでいきます。例えば、確定申告や日々の財務状況の把握に欠かせない総勘定元帳や仕訳帳は、「レポート」内の「試算表」や「仕訳帳」の画面を開きます。

画面の右上あたりに「エクスポート」というボタンが用意されているので、そこをクリックするとCSV形式やExcel形式でダウンロードが始まります。この操作を、売買取引、経費、口座振替など、主要な帳簿ごとに定期的に行っておくことが大切です。私は毎月の月末締め作業が終わったタイミングで、その月の仕訳データをまとめてローカルのストレージに保存するルーティンにしています。

また、取引先とのやり取りで作成した請求書や見積書、領収書などのファイルについても、まとめてバックアップを取ることができます。freeeの「受発票」や「ファイルボックス」のメニューから、アップロードした証憑書類や作成した帳票をダウンロード可能です。電子帳簿保存法の改正に伴い、領収書や請求書のデータ保存は厳格化されていますので、freee上のデータだけでなく、自社のPCや外部ストレージにもバックアップとして保管しておく安心感は大きいです。

もし、まだクラウド会計の導入を検討している段階であったり、複数サービスの使い勝手を試してみたいという場合は、freee会計公式サイトから実際の操作感を試してみるとイメージが湧きやすいと思います。実際に私も最初は無料プランから触ってみて、徐々に本格的な運用へと移行していきました。

データのバックアップを行う上で注意しておきたいポイントもあります。freeeからエクスポートしたCSVファイルは、そのままではエクセルなどで開いた際に文字化けを起こすことがあります。特にMac環境で標準の表計算ソフトやテキストエディットを使う場合、文字コードの設定が原因で日本語の項目が正しく表示されないケースが珍しくありません。ダウンロードしたファイルを確認する際は、文字コードをUTF-8やShift-JISに適切に変換して開くように気をつけてください。

バックアップデータを保存する場所にも注意が必要です。外付けのハードディスクや、セキュリティがしっかり担保されたクラウドストレージなど、複数の場所に分散させておくとより安全性が高まります。エンジニアの仕事柄、ソースコードのGit管理と同じような感覚で、会計データもバージョンや期間ごとに整理して保管する癖をつけておくと、後から過去のデータを参照したい時にも迷いません。

まとめ

クラウド型の会計ソフトは非常に強力ですが、自分の手元にデータを残すという意識はフリーランスにとって大切な自衛策です。確定申告が終わったタイミングや、年度が変わる節目などに、今回紹介した手順でデータのエクスポートを行ってみてください。日々の少しの備えが、万が一のトラブルから大切な事業を守ってくれます。

事業をさらに効率化したい方や、日々のバックアップとあわせてインボイス制度や電子帳簿保存法に対応したスムーズな経理体制を整えたい方は、ぜひfreee会計の導入や機能の活用を検討してみてください。

※本記事は一般的な情報提供を目的としており、個別の税務判断は税理士にご相談ください。

※本記事は一般的な情報提供を目的としており、個別の税務判断は税理士にご相談ください。